Eficiencia: Una definición clara con un significado escurridizo

 

Imagen: qimono (Pixabay)

El peor enemigo de la vida, la libertad y la decencia común es la anarquía total; el segundo peor enemigo es la eficiencia total.

—Aldous Huxley

La Ilusión de la Claridad

La eficiencia es una de esas palabras doradas que parecen tener un atractivo universal, porque claro, ¿quién no quiere ser eficiente? Y sí, la palabra es hoy todavía más popular bajo las condiciones políticas y económicas actuales. Un buen ejemplo de esto es la recién creada Department of Government Efficiency (DOGE) en Estados Unidos.

Ejemplos de “eficiencia” encontramos por todos lados: las empresas buscan eficiencia operativa, los desarrolladores quieren escribir código eficiente, los fabricantes presumen de producción lean, y en general, las personas aspiran a administrar su tiempo de forma eficiente.

El término está tan arraigado en nuestro lenguaje cotidiano que rara vez nos detenemos a preguntarnos: ¿qué significa realmente eficiencia?

Pues bien, para empezar, la mayoría de los diccionarios la definen como algo así:

Para una máquina: es la relación entre la producción útil y la energía total utilizada. En física: es la proporción de energía que se usa para realizar trabajo útil frente al total disponible. En economía suele referirse a la mejor asignación de recursos. Y en negocios, es la capacidad de alcanzar objetivos minimizando el desperdicio de tiempo, dinero o esfuerzo.

 

Suena claro, ¿no?

Pero resulta que, aunque la definición es clara, su aplicación y verdadero significado en contextos reales distan mucho de serlo.

Y el peligro de malentenderla o aplicarla mal, sobre todo en áreas como la salud, la estrategia organizacional o la producción de contenido complejo, puede llevar a malas decisiones, sistemas disfuncionales y, sí, irónicamente, a la ineficiencia.

Entonces, que les parece si desmenuzamos por qué pasa esto y cómo podemos comprender y aplicar mejor el concepto la eficiencia, y como debería funcionar.

 

La Definición No Es El Destino

El primer problema es que cuando las personas persiguen la eficiencia sin entender bien el contexto en el que debe operar, caen en ciertas trampas.

¿Por qué? Porque, como vimos en la definición anterior, la eficiencia es un concepto relativo, no absoluto.

Por ejemplo, un sistema puede ser técnicamente eficiente haciendo algo incorrecto. Puedes construir una fábrica increíblemente rápida y optimizada que produce un producto que nadie quiere. O diseñar un proceso súper eficiente que en realidad aleja a usuarios o empleados. O escribir un código tan conciso que nadie más puede mantener… ¿te suena familiar?

De manera que, aunque la definición formal de eficiencia nos da un marco de medición, no es una brújula moral. Mal empleada, la eficiencia generalmente no pregunta: “¿Deberíamos estar haciendo esto?”  Solo pregunta: “¿Qué tan bien estamos haciendo lo que hacemos?”

Un caso típico: en el desarrollo de software, mejorar una aplicación existente para que corra más rápido puede parecer una ganancia de eficiencia a corto plazo. Pero si esa aplicación ya no está alineada con los objetivos de la organización, ese esfuerzo es técnicamente eficiente, pero estratégicamente es un desperdicio.

 De nuevo, un clásico ejemplo de una trampa de eficiencia: ser mejor en hacer lo incorrecto.

 

Texto sin Contexto

Para aplicar la eficiencia de manera significativa, necesitas entender el contexto en el que será aplicada: una mezcla de objetivos, restricciones, actores involucrados y visión a largo plazo.

Sin ese contexto, la eficiencia se vuelve mecánica, y puede volverse en tu contra.

Veamos algunos ejemplos en diferentes dominios o sectores:

 

1. En Operaciones de Negocio

Las organizaciones priorizan la eficiencia en los procesos: estandarizan tareas, reducen redundancias y automatizan todo lo posible. Y sí, todo eso puede ser útil. Pero si estas medidas se aplican de manera uniforme sin considerar otros factores, como la experiencia del cliente, las necesidades de innovación o las diferencias culturales entre equipos, lo que obtienes son organizaciones con procesos rígidos y frágiles.

Por ejemplo:

Los scripts de atención al cliente pueden ser muy eficientes para reducir tiempos de llamada, pero si frustran al cliente o limitan la flexibilidad del agente, el costo a largo plazo supera la ganancia a corto plazo. Llamadas cortas, pero sin cierre de ventas.

A esto yo lo llamo la paradoja eficiencia-eficacia. La eficiencia se enfoca en hacer las cosas bien, pero a veces nos distrae de hacer las cosas correctas (eficazmente).

 

2. En Tecnología y TI

En el mundo de la TI, es común confundir eficiencia con rendimiento o recorte de costos, ¿te suena?

El problema es que un sistema de TI no es eficiente solo porque sea rápido o cueste menos su mantenimiento. La verdadera eficiencia también considera su resiliencia, escalabilidad, adaptabilidad y sobre todo experiencia de usuario (UX).

Tomemos la migración a la nube como ejemplo:

Muchas empresas migran esperando una eficiencia de costos inmediata. Pero sin una planeación adecuada (gobernanza, diseño de arquitectura, ajuste de rendimiento), los costos se disparan y los sistemas se vuelven más complejos, no menos, debido a que no se realizó una evaluación pertinente.

Aquí, la eficiencia no es solo una cuestión de herramienta, sino de alineación con objetivos de negocio, arquitectura y usabilidad a largo plazo.

 

3. En el Manejo de Datos y la Analítica

Y aquí es donde la cosa se pone especialmente interesante.

En el mundo de la analítica, a veces se confunde la velocidad de procesamiento o el volumen de datos con eficiencia analítica. Pero tableros veloces que responden preguntas irrelevantes no son eficientes. Tampoco lo son los modelos de machine learning (ML) muy elegantes que no generan conocimiento accionable.

La eficiencia analítica significa ayudar a las personas correctas a tomar las decisiones correctas en el momento adecuado, con la cantidad justa de información.

No se trata de inundar a la organización con datos solo porque los sistemas lo permiten.

El valor de los datos está en las decisiones que permite tomar.

 

Errores Comunes al Aplicar la Eficiencia

Entonces, ¿en qué nos equivocamos con la eficiencia?

Durante mis más de 30 años en posiciones operativas y de gestión, he visto gente cometer una serie de errores recurrentes, incluyéndome, al tratar de alcanzar eficiencia. Aquí una lista de fallas que veo repetirse en diferentes industrias:

 

1. Confundir Optimización con Estrategia

La optimización nos encanta. Queremos recortar lo innecesario, automatizar lo rutinario y simplificar procesos. Pero hacer todo eso sin alinearlo con una estrategia de negocio sólida termina creando silos muy eficientes… pero desconectados.

No se puede mejorar el camino a partir de un mal plan.

2. Medir Lo Fácil en Lugar de Lo Importante

Si mides velocidad, obtendrás velocidad. Si mides costo, obtendrás ahorro. Pero ¿qué hay del valor entregado? ¿Del ánimo del equipo? ¿De la retención de clientes?

 

Cuando optimizamos para métricas fáciles de rastrear, en lugar de hacerlo para las que realmente reflejan el éxito, corremos el riesgo de ser eficientes en forma, pero vacíos en fondo.

3. Aplicar Modelos de la Era Industrial al Trabajo del Conocimiento

Muchas veces, las empresas siguen aplicando principios de manufactura, como el Taylorismo o la metodología lean, a trabajos creativos o del conocimiento. El problema es que en entornos donde la innovación y colaboración son clave, demasiada estandarización puede matar la flexibilidad.

No siempre se puede aplicar Six Sigma para llegar a grandes ideas.

Una breve nota:

Aunque más en el terreno del desarrollo de software, pasa algo similar con metodologías ágiles como SCRUM… pero ese tema lo dejo para después.

Eficiencia: Un Mejor Enfoque

Entonces, ¿cómo avanzamos hacia el logro de una verdadera eficiencia?

Pues bien, aquí van mis recomendaciones sobre qué considerar para lograrlo:

1. Replantear la Eficiencia como un Concepto Sistémico

La eficiencia no se trata solo de velocidad o de eliminar costos; se trata de lograr un desempeño integral dentro de un sistema complejo. Esto también incluye efectividad, adaptabilidad, sostenibilidad y por supuesto, alineación con necesidades humanas.

Se trata de pensar en un equipo o negocio como un ecosistema.

Mejorar una parte mientras se afectan otras puede causar más daño que beneficio. Hay que observar las interacciones del sistema, no solo el rendimiento aislado.

 

2. Diseñar con Propósito, No Solo con Métricas

Antes de buscar la eficiencia, debemos preguntarnos:

¿Qué queremos lograr? ¿Para quién es esto? ¿Qué es lo más importante en este contexto?

Esto para, posteriormente, diseñar los procesos, sistemas o tecnologías que cumplan con nuestros propósitos usando los mínimos recursos posibles.

La eficiencia persigue al propósito, no al revés.

3. Construir Para el Cambio, No Para la Perfección

El mundo cambia rápido, sobre todo hoy en día. De manera que, así como la tecnología evoluciona, las expectativas de los clientes cambian.

Lo que es eficiente hoy, puede no serlo mañana.

En lugar de perfeccionar cada rincón de un sistema, es preferible dejar espacio para adaptarte.

A veces, un proceso ligeramente menos eficiente, pero más flexible, es más valioso que uno súper optimizado que no puede evolucionar.

En Conclusión: Sentido Sobre Mecánica

La eficiencia no es solo la aplicación de una o más métricas; es tener un propósito y un plan. Uno que equilibre resultados con impacto, velocidad con sostenibilidad y optimización con sabiduría.

La definición puede estar clara, pero aplicarla requiere matices, sin contexto, se vuelve un ejercicio hueco, sin estrategia, una trampa, y sin propósito, no significa nada.

De manera que, la próxima vez que alguien proponga una solución más “eficiente”, pregúntate:

¿Eficiente para qué? ¿Para quién? ¿Y a qué costo?

Porque la verdadera eficiencia no se trata de hacer las cosas más rápido o barato, sino de hacerlas con inteligencia.

Por supuesto, si quieres explorar más a fondo este tema, te recomiendo estas fuentes:

•  Drucker, P. F. (1967). The Effective Executive. Harper & Row.
• Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline: The Art & Practice of The Learning Organization. Doubleday.
• Heskett, J. L. (2008). The Culture Cycle: How to Shape the Unseen Force that Transforms Performance. FT Press.
• Womack, J. P., & Jones, D. T. (1996). Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation. Simon & Schuster.
• Morieux, Y., & Tollman, P. (2014). Six Simple Rules: How to Manage Complexity without Getting Complicated. Harvard Business Review Press.
• Kim, G., Humble, J., Debois, P., & Willis, J. (2016). The DevOps Handbook: How to Create World-Class Agility, Reliability, and Security in Technology Organizations. IT Revolution Press.
• Taleb, N. N. (2012). Antifragile: Things That Gain from Disorder. Random House.